Yazılımınız Var Ama Ekibiniz Hâlâ Excel Kullanıyorsa Bir Şeyler Eksik Olabilir
Yazılımınız var. Ama Excel dosyaları da hâlâ duruyor.
Birçok işletmede benzer bir manzara görmek mümkün.
Yeni bir yazılım alınmıştır.
Yönetim paneli vardır.
Müşteriler sistemde kayıtlıdır.
Siparişler takip ediliyordur.
Rapor ekranları hazırlanmıştır.
Her şeyin dijital olarak ilerlemesi gerekir.
Ama bir bakarsınız, masaüstünde hâlâ onlarca Excel dosyası duruyor.
“Güncel Liste.xlsx”
“Yeni Liste Son.xlsx”
“Yeni Liste Son Gerçek.xlsx”
Ve tabii ki bir de:
“Bunu Silmeyin.xlsx”
Aslında bu durum düşündüğümüzden çok daha yaygın.
Çünkü bir işletmede yeni bir yazılımın kullanılması, her zaman o işletmenin gerçekten dijitalleştiği anlamına gelmiyor.
Eğer çalışanlar sistemin dışında tekrar ayrı listeler tutuyorsa, bazı bilgileri not defterine yazıyorsa veya önemli takipleri hâlâ Excel üzerinden yapıyorsa, burada çalışanları suçlamak yerine başka bir soruya bakmak gerekiyor:
İnsanlar neden sistemin dışına çıkma ihtiyacı duyuyor?
## İnsanlar alışkanlıklarından vazgeçmek istemiyor olabilir. Ama mesele her zaman bu değil.
Evet, alışkanlıkların etkisi büyük.
Yıllardır Excel kullanan bir çalışan, doğal olarak kendini orada daha rahat hissedebilir.
Bir listeyi istediği gibi düzenleyebilir.
Not alabilir.
Filtreleyebilir.
Kendi çalışma biçimine göre hareket edebilir.
Ancak burada önemli bir nokta var.
Bir çalışan, kendisine gerçekten işini kolaylaştıran bir sistem sunulduğunda eski yöntemine dönmek için çok da istekli olmaz.
Kim aynı bilgiyi iki kez girmek ister?
Kim bir raporu saatlerce hazırlamak ister?
Kim müşterinin son durumunu öğrenmek için farklı dosyaları tek tek kontrol etmek ister?
Çoğu zaman insanlar eski yöntemi sevdiği için değil, yeni sistemde ihtiyaç duyduğu şeyi yeterince hızlı bulamadığı için eski yönteme geri döner.
Yani mesele bazen “Excel alışkanlığı” değildir.
Mesele, yazılımın işletmenin gerçek çalışma biçimine tam olarak oturmamasıdır.
## Bir yazılım, işletmenin yaptığı işi gerçekten bilmeli
İyi bir yazılımın sadece teknik olarak çalışması yeterli değildir.
Butonların çalışması, ekranların güzel görünmesi veya raporların hazırlanabiliyor olması tek başına başarı anlamına gelmez.
Asıl soru şudur:
Bu sistem, insanların her gün yaptığı işi gerçekten kolaylaştırıyor mu?
Örneğin bir satış temsilcisi müşterinin geçmişini görmek için üç farklı ekrana girmek zorunda kalıyorsa, sistem onun için yeterince pratik değildir.
Bir yönetici güncel rakamlara ulaşmak için önce Excel indirip sonra manuel hesaplama yapmak zorunda kalıyorsa, dijital süreç henüz tamamlanmamıştır.
Bir çalışan sisteme kayıt girdikten sonra aynı bilgiyi başka bir tabloya tekrar yazıyorsa, orada çözülmesi gereken bir problem vardır.
Teknolojinin amacı insanlara daha fazla iş çıkarmak değildir.
Tam tersine, zaten yapılan işleri daha düzenli hale getirmektir.
Excel kötü bir araç değil. Yanlış yerde kullanıldığında sorun oluyor.
Burada Excel'e haksızlık etmemek gerekiyor.
Excel hâlâ son derece güçlü ve kullanışlı bir araç.
Hesaplama yapılabilir.
Analiz hazırlanabilir.
Geçici çalışmalar yürütülebilir.
Özel tablolar oluşturulabilir.
Sorun Excel kullanmak değil.
Sorun, işletmenin ana operasyonlarının Excel dosyalarına bağımlı hale gelmesidir.
Çünkü bir noktadan sonra dosyalar çoğalmaya başlar.
Birden fazla kişi aynı tabloyu kullanır.
Hangi dosyanın güncel olduğu karışır.
Bir çalışan izinli olduğunda bazı bilgiler onun bilgisayarında kalabilir.
Bir hata yapıldığında kimin neyi değiştirdiğini bulmak zorlaşır.
İşletme büyüdükçe bu küçük sorunlar da büyür.
Başlangıçta birkaç dosyayla rahatça yürüyen işler, zamanla takip edilmesi zor bir yapıya dönüşebilir.
Asıl hedef Excel'i tamamen ortadan kaldırmak olmamalı
Bence burada yapılan en büyük hatalardan biri şu düşünce:
“Her şeyi tek sisteme taşıyalım.”
Kulağa güzel geliyor.
Ama her şeyi tek bir ekrana doldurmak da çözüm değil.
İyi bir dijital sistem, insanları onlarca menü ve yüzlerce özellikle uğraştırmaz.
İhtiyaç duyulan bilgiyi doğru anda gösterir.
Gereksiz adımları azaltır.
Tekrar eden işleri mümkün olduğunca otomatikleştirir.
Bir çalışanın ihtiyacı olan şey, her zaman daha fazla özellik değildir.
Bazen sadece yaptığı işi iki adım yerine tek adımda tamamlamaktır.
Bazen aradığı bilgiye birkaç saniye içinde ulaşmaktır.
Bazen de sistemin, kendisinin her gün yaptığı küçük ama yorucu işleri otomatik olarak halletmesidir.
İyi yazılım biraz da burada fark yaratır.
Sistem çalışanı zorlamamalı, çalışan sisteme güvenebilmeli
Bir işletmede kullanılan yazılımın en önemli özelliklerinden biri güven vermesidir.
Çalışan şu düşünceye sahip olmalıdır:
“Ben bilgiyi buraya girersem, gerektiğinde tekrar bulabilirim.”
“Bu bilgi kaybolmaz.”
“Herkes aynı güncel veriyi görür.”
“Ben izinli olsam bile süreç devam eder.”
İşte bu güven oluştuğunda insanlar kendi listelerini tutmaya daha az ihtiyaç duyar.
Çünkü sistem, kişisel hafızanın veya bilgisayardaki bir dosyanın yerine geçmeye başlar.
İşletmenin ortak hafızası oluşur.
Bu da özellikle işletme büyüdükçe çok daha önemli hale gelir.
Yeni bir çalışan geldiğinde eski Excel dosyalarının nerede olduğunu araştırmak zorunda kalmaz.
Bir yönetici bilgi almak için tek tek çalışanları aramaz.
Bir müşteriyle ilgili geçmişe ulaşmak için eski mesajlar arasında kaybolunmaz.
Bilgi, olması gereken yerde bulunur.
Belki de sorun yazılımın olmaması değil, doğru şekilde tasarlanmamış olmasıdır
Bugün birçok işletmenin aslında birden fazla yazılımı var.
Muhasebe programı var.
CRM var.
Stok sistemi var.
Web sitesi var.
Belki e-ticaret altyapısı da var.
Ama buna rağmen insanlar hâlâ Excel kullanıyor.
Hâlâ WhatsApp üzerinden takip yapıyor.
Hâlâ birbirlerine “Son durum neydi?” diye soruyor.
Bu durum bize şunu gösteriyor:
Daha fazla yazılım kullanmak, her zaman daha düzenli çalışmak anlamına gelmiyor.
Bazen ihtiyaç duyulan şey yeni bir program değildir.
Mevcut sistemlerin daha doğru çalışmasıdır.
Bazen iki sistem arasında eksik olan bir bağlantıdır.
Bazen sadece işletmenin çalışma biçimine uygun küçük bir geliştirmedir.
Bazen ise hazır çözümlerin artık yetersiz kaldığı noktada özel olarak geliştirilecek yeni bir altyapıdır.
Önemli olan önce problemi doğru görmek.
Sonra teknolojiyi o probleme göre seçmek.
İyi bir yazılım, zamanla kendini daha az hissettirir
Belki biraz garip gelecek ama iyi bir yazılımın en güzel özelliklerinden biri, bir süre sonra dikkat çekmemesidir.
Çünkü işler doğal şekilde ilerlemeye başlar.
Bilgi doğru yere gider.
İşler doğru kişiye düşer.
Raporlar hazırlanır.
Müşteri geçmişi kolayca bulunur.
Kimsenin sürekli birbirine soru sorması gerekmez.
Ve bir süre sonra ekip yazılımı konuşmayı bırakır.
Çünkü artık sistemle uğraşmak zorunda değillerdir.
İşlerini yapmaya başlarlar.
Bence teknoloji tam olarak o noktada değer üretir.
İnsanların işini değiştirmeye çalıştığında değil, onların işini daha kolay hale getirdiğinde.
Yazılımınız var ama herkesin ayrı bir Excel dosyası varsa, tekrar bakmakta fayda var
Belki sorun çalışanların alışkanlıklarında değildir.
Belki de sistemin henüz cevap veremediği küçük ihtiyaçlar vardır.
Bu ihtiyaçlar zamanla kişisel listelere dönüşür.
Sonra farklı dosyalara.
Sonra farklı takip yöntemlerine.
Ve bir gün işletme, aslında dijitalleşmek için aldığı yazılımın yanında yeniden manuel bir düzen kurduğunu fark eder.
Bu nedenle bazen şu soruyu sormak gerekiyor:
Ekibimiz neden sistemin dışında çalışmaya ihtiyaç duyuyor?
Bu sorunun cevabı, işletmenizin gerçekten ihtiyaç duyduğu dijital çözümü bulmanızda düşündüğünüzden çok daha önemli olabilir.
MedyaPress olarak yaklaşımımız da tam olarak burada başlıyor.
Önce işletmenin kullandığı teknolojilere değil, gün içinde nasıl çalıştığına bakıyoruz.
Çünkü bazen doğru çözüm, daha büyük ve daha karmaşık bir sistem kurmak değildir.
Bazen insanların yıllardır tuttuğu o Excel dosyasına neden ihtiyaç duyduğunu anlamaktır.
Ve o ihtiyacı, herkes için daha kolay hale getirmektir.