Yazılım Almakla Yazılım Sahibi Olmak Aynı Şey Değil

Bir işletme büyümeye başladığında genellikle ilk yapılan şeylerden biri yeni bir yazılım aramaktır.

“Şu işi takip etmek için bir program lazım.”

“Personeli buradan yönetelim.”

“Müşterileri tek yerde toplayalım.”

“Teklifleri artık Excel'den takip etmeyelim.”

Bir süre araştırılır, birkaç program denenir ve sonunda bir tanesi seçilir.

İlk günlerde her şey güzel görünür.

Ekranlar düzenlidir. Özellikler fazladır. Raporlar vardır. Bildirimler gelir.

Ama aradan birkaç ay geçtikten sonra başka bir cümle duyulmaya başlanır:

“Keşke bu program bizim işimize biraz daha uygun olsaydı.”

İşte tam olarak burada iki farklı kavram birbirinden ayrılıyor:

Yazılım kullanmak başka bir şeydir, işletmenize ait bir yazılım sistemine sahip olmak başka.

Hazır bir yazılım her zaman kötü değildir

Önce bunu netleştirelim.

Hazır yazılımlar kötü değildir.

Hatta birçok işletme için son derece doğru bir başlangıç olabilir.

Muhasebe, e-posta, proje yönetimi, stok takibi, randevu veya müşteri yönetimi gibi belirli ihtiyaçlar için hazırlanmış bir yazılım, işletmenin işini ciddi anlamda kolaylaştırabilir.

Üstelik sıfırdan bir sistem geliştirmeye göre daha hızlı ve daha ekonomik olabilir.

Sorun, hazır yazılım kullanmak değildir.

Sorun, işletmenizin çalışma biçimini yazılıma uydurmaya başladığınız noktadır.

Çünkü bir süre sonra programın sunduğu seçeneklerle sizin iş yapış şekliniz arasında küçük küçük farklar oluşmaya başlar.

Önce bir Excel dosyası açılır.

Sonra ayrı bir WhatsApp grubu kurulur.

Bir yerde manuel not tutulur.

Bir çalışan kendi yöntemini geliştirir.

Derken satın aldığınız yazılım hâlâ kullanılmaktadır ama işlerin tamamını yönetmemektedir.

İşte o noktada yazılım vardır.

Ama sistem yoktur.

Yazılım size “ne yapabileceğini” söyler

Hazır bir yazılımın mantığı genellikle bellidir.

Size belirli özellikler sunar.

Siz de o özellikler arasından ihtiyacınız olanları kullanırsınız.

Bu oldukça mantıklıdır.

Çünkü aynı yazılımı yüzlerce, hatta binlerce işletme kullanabilir.

Fakat her işletmenin çalışma biçimi aynı değildir.

Bir firmanın satış süreci üç adımdan oluşurken başka bir firmanın süreci on farklı aşamadan geçebilir.

Bir işletme müşteri taleplerini telefonla alırken başka bir işletme web sitesi üzerinden başvuru toplayabilir.

Bir yerde teklif onayından sonra üretim başlarken başka bir yerde ödeme alınmadan hiçbir işlem başlamıyor olabilir.

Hazır yazılım bu farklılıkların bir kısmını karşılayabilir.

Ama tamamını karşılaması beklenmez.

Çünkü zaten amacı tek bir işletmeye göre tasarlanmak değildir.

Size özel yazılım ise önce sizi anlamaya çalışır

Özel yazılımın asıl farkı burada başlar.

İyi bir özel yazılım projesinde ilk soru:

“Hangi özellikleri istiyorsunuz?”

olmamalıdır.

İlk soru daha farklıdır:

“İşletmeniz bugün nasıl çalışıyor?”

Kimden bilgi geliyor?

Bu bilgi nereye aktarılıyor?

Kim kontrol ediyor?

Hangi aşamada bekleme yaşanıyor?

Nerede hata yapılıyor?

Hangi işlem tekrar tekrar yapılıyor?

Yönetici hangi bilgiyi görmek için çalışanına sormak zorunda kalıyor?

Müşteriyle ilgili hangi bilgiler farklı yerlerde tutuluyor?

Bunlar anlaşılmadan geliştirilen bir yazılım, teknik olarak başarılı olsa bile işletme açısından doğru çözüm olmayabilir.

Çünkü yazılım geliştirmek ile işletmeye çözüm geliştirmek aynı şey değildir.

Bazen en iyi yazılım, daha fazla özellik sunan değildir

Yazılım satın alırken insanların doğal olarak yaptığı bir karşılaştırma vardır:

“Bunda 50 özellik var, diğerinde 30 özellik var.”

Ama gerçek hayatta mesele çoğu zaman bu değildir.

Çünkü kullanılmayan 50 özellik, kullanılan 5 özellik kadar değerli değildir.

Hatta bazen tam tersine işleri daha karmaşık hale getirir.

İyi bir sistem, çalışanların her gün kullandığı işlemleri mümkün olduğunca anlaşılır hale getirir.

Bir müşteriyi bulmak için beş farklı ekran açmanız gerekmiyorsa,

bir rapor almak için Excel'e veri aktarmanız gerekmiyorsa,

bir görev oluşturmak için başka bir programa geçmeniz gerekmiyorsa,

bir yöneticinin güncel durumu görmek için sürekli çalışanlarına soru sorması gerekmiyorsa,

orada yazılım gerçek anlamda değer üretmeye başlamıştır.

Mesele özellik sayısı değil, işletmeye kattığı kolaylıktır.

“Bizim işimize göre değil” cümlesi önemli bir işarettir

Bir işletmede şu cümleleri sık duymaya başladıysanız, kullandığınız yazılımın sınırlarına gelmiş olabilirsiniz:

“Bunu burada tutamıyoruz.”

“Bu raporu sistem vermiyor.”

“Şimdilik Excel'de takip ediyoruz.”

“Bunu WhatsApp grubundan haberleşiyoruz.”

“Bu kısmı manuel yapıyoruz.”

“Programda var ama bizim sürece uymuyor.”

“Şu bilgiyi sadece Ahmet biliyor.”

Bunların her biri tek başına büyük bir problem olmayabilir.

Ama hepsi bir araya geldiğinde başka bir tablo ortaya çıkar.

İşletme bir yazılım kullanıyor gibi görünürken, aslında yazılımın etrafında ikinci bir sistem oluşmuştur.

Ve o ikinci sistem genellikle Excel dosyalarından, mesajlardan, notlardan ve insanların hafızasından oluşur.

İşte gerçek maliyet burada başlıyor

Bir yazılımın maliyeti sadece satın alma bedeli değildir.

Onu kullanırken harcadığınız zaman da bir maliyettir.

Aynı bilgiyi iki kez girmek de maliyettir.

Bir raporu hazırlamak için saatler harcamak da maliyettir.

Yanlış bilgi nedeniyle müşteriye tekrar dönmek de maliyettir.

Çalışan değiştiğinde işlerin aksaması da maliyettir.

Yöneticinin basit bir bilgi için sürekli birilerine ulaşmak zorunda kalması da maliyettir.

Bu yüzden bir yazılımı değerlendirirken yalnızca:

“Ne kadar ödüyoruz?”

diye bakmak yerine,

“Bize ne kadar zaman kazandırıyor?”

sorusunu da sormak gerekir.

Çünkü bazen pahalı görünen bir sistem, işletmeye ciddi zaman kazandırdığı için aslında daha ekonomik olabilir.

Bazen de ucuz bir yazılım, her gün birkaç küçük işi tekrar ettirdiği için uzun vadede çok daha pahalıya gelebilir.

Yazılım sahibi olmak biraz da kontrol sahibi olmaktır

Kendi işleyişinize göre tasarlanmış bir sistemin en önemli avantajlarından biri kontrol hissidir.

İşletmenizin hangi bilgileri tuttuğunu bilirsiniz.

Hangi süreçlerin nasıl ilerlediğini görürsünüz.

İhtiyaç değiştiğinde sistemin de gelişmesini sağlayabilirsiniz.

Bugün 10 kişinin kullandığı bir yapı, yarın 50 kişinin kullanabileceği hale getirilebilir.

Yeni bir departman eklendiğinde sistem buna göre genişletilebilir.

Yeni bir hizmet başladığında yeni bir süreç tanımlanabilir.

Yani yazılım, işletmenin önüne geçip onu sınırlayan bir yapı olmaktan çıkar.

İşletmeyle birlikte büyüyen bir altyapıya dönüşür.

Her işletmenin özel yazılıma ihtiyacı var mı?

Hayır.

Bunu özellikle söylemek gerekiyor.

Her işletmenin sıfırdan özel yazılım yaptırması şart değil.

Eğer kullandığınız hazır program ihtiyacınızı karşılıyorsa, işinizi kolaylaştırıyorsa ve sizi gereksiz yere sınırlamıyorsa onu kullanmaya devam etmek gayet doğru bir karardır.

Ama işletmeniz büyüdükçe sürekli olarak yazılımın etrafından dolaşıyorsanız;

Excel dosyaları çoğalıyorsa,

manuel işler artıyorsa,

aynı veriyi farklı yerlere giriyorsanız,

çalışanlar kendi yöntemlerini geliştirmek zorunda kalıyorsa,

ve kullandığınız sistem işinizi yönetmek yerine sizi sisteme uymaya zorluyorsa,

belki de artık başka bir sorunun cevabını aramanın zamanı gelmiştir.

“Hangi yazılımı satın almalıyım?” yerine “İşletmem nasıl çalışmalı?”

Çünkü teknoloji, işletmeye uymalı

İyi teknoloji kendini göstermeye çalışmaz.

İşinizi kolaylaştırır.

Arka planda çalışır.

Doğru bilgiyi doğru kişiye ulaştırır.

Gereksiz tekrarları azaltır.

İşleri hızlandırır.

Ve siz fark etmeden günlük çalışma düzeninizin doğal bir parçası haline gelir.

Belki de iyi bir yazılımın en güzel tarafı budur.

Bir süre sonra onu kullandığınızı düşünmezsiniz.

İşinizi yaptığınızı düşünürsünüz.

Biz MEDYA PRESS olarak yazılımı yalnızca kod yazmak olarak görmüyoruz.

Önce işletmeyi, işleyişi ve ihtiyacı anlamaya çalışıyoruz.

Çünkü bize göre doğru yazılım, en fazla özelliğe sahip olan değil;

işletmenizin çalışma biçimine en doğru şekilde cevap veren yazılımdır.

Yazılım satın almak bir tercih olabilir.

Ama yazılım sahibi olmak, işletmenizin geleceğine yatırım yapmaktır.