İşletmenizde Her Şey Yolunda Gibi Görünüyor, Peki Ya Görünmeyen Zaman Kayıpları?

Bir işletmede bazı problemleri fark etmek kolaydır.

Geç kalan bir sipariş vardır.

Yanlış gönderilmiş bir ürün vardır.

Müşteri şikâyet eder.

Bir çalışan önemli bir işi unutur.

Bunlar olduğunda herkes sorunun farkına varır.

Ama bazı kayıplar bu kadar görünür değildir.

Bir çalışanın her gün aynı bilgiyi farklı yerlere girmesi, bir yöneticinin gün içinde defalarca “Bu iş ne durumda?” diye sorması, bir müşterinin basit bir cevap için birkaç saat beklemesi...

Tek tek bakıldığında küçük gibi görünürler.

Fakat her gün tekrarlandıklarında işletmenin ciddi miktarda zamanını tüketirler.

Ve çoğu zaman kimse bunun toplam maliyetini hesaplamaz.

En pahalı zaman kaybı bazen fark edilmeyen zamandır

Bir çalışanın günde yalnızca 20 dakikasını tekrar eden işlere harcadığını düşünelim.

İlk bakışta çok büyük bir rakam değil.

Ama bunu ay boyunca düşündüğümüzde tablo değişiyor.

Üstelik mesele yalnızca 20 dakika değil.

Aynı işlem sırasında yapılan küçük hatalar, tekrar kontrol etmeler, eksik bilgileri tamamlamak için yapılan telefon görüşmeleri ve başka bir çalışandan yardım istemek de bu sürenin içine ekleniyor.

Bir noktadan sonra işletme aslında işini yapmak için değil, işin etrafındaki işleri yönetmek için zaman harcamaya başlıyor.

Bence dijitalleşmenin en değerli olduğu noktalardan biri tam olarak burası.

“Biz zaten böyle yapıyoruz” cümlesi bazen önemli bir işarettir

İşletmelerde bazı yöntemler yıllar içinde doğal hale geliyor.

Excel dosyası açılıyor.

WhatsApp grubuna mesaj gönderiliyor.

Bir not alınıyor.

Bir çalışan diğerine telefon ediyor.

Sonra başka bir dosyaya tekrar giriş yapılıyor.

Kimse bunları problem olarak görmüyor.

Çünkü sistem bir şekilde çalışıyor.

Fakat burada önemli bir soru var:

Bir şeyin çalışıyor olması, onun iyi çalıştığı anlamına geliyor mu?

Bir süreç yıllardır aynı şekilde yürütülüyor olabilir.

Bu, daha iyi bir yolu olmadığı anlamına gelmez.

Bazen sadece kimse o yolu aramamıştır.

İşletmeler büyüdükçe küçük kayıplar büyür

Küçük bir ekipte bir işin elle takip edilmesi çok büyük bir problem yaratmayabilir.

Çünkü herkes birbirini tanır.

Kim ne yapıyor bilinir.

Bir bilgiye ihtiyaç olduğunda kime sorulacağı bellidir.

Ama işletme büyümeye başladığında işler değişir.

Çalışan sayısı artar.

Müşteri sayısı artar.

Siparişler çoğalır.

Yeni departmanlar oluşur.

Ve daha önce insanların hafızasıyla yürüyen işler artık aynı şekilde ilerlememeye başlar.

Bir çalışan izinlidir ve kimse sürecin hangi aşamada olduğunu bilmez.

Bir müşteriyle yapılan görüşmenin notu başka bir yerde kalır.

Bir siparişin son durumu farklı bir dosyada tutulur.

Yönetici güncel bilgiyi öğrenmek için birkaç kişiye danışmak zorunda kalır.

İşte işletmenin büyüdüğünü gösteren şey yalnızca daha fazla satış değildir.

Daha fazla bilgiyi düzenli şekilde yönetebilme ihtiyacıdır.

Her sorunun çözümü yeni bir yazılım değildir

Burada önemli bir ayrım yapmak gerekiyor.

Bir işletmede zaman kaybı olduğunu gördüğümüzde hemen yeni bir program almak doğru yaklaşım olmayabilir.

Çünkü bazen problem yazılım eksikliği değildir.

Problem, mevcut sistemlerin yanlış kullanılması olabilir.

Bazen iki farklı sistemin birbirine entegre edilmesi yeterlidir.

Bazen tek bir sürecin otomatikleştirilmesi ciddi bir rahatlama sağlar.

Bazen de işletmenin çalışma biçimi hazır çözümlere uymuyorsa özel bir yazılım daha mantıklı hale gelir.

Bu nedenle “Hangi programı kullanalım?” sorusundan önce başka bir soru sormak gerekiyor:

“Şu anda zamanımızı en çok ne tüketiyor?”

Cevap genellikle doğru çözümün ilk ipucunu verir.

İyi yazılım, çalışanların fark etmeden kullandığı yazılımdır

Bana göre başarılı bir dijital sistemin en güzel taraflarından biri, kendisini fazla belli etmemesidir.

Çalışan bir müşterinin bilgisini sisteme bir kez girer.

Gerekli bilgiler ilgili bölümlere aktarılır.

Bir işlem tamamlandığında sonraki adım otomatik olarak başlar.

Yönetici ihtiyaç duyduğu bilgiyi aramak yerine doğrudan görür.

Kimse aynı veriyi üç farklı yere yazmak zorunda kalmaz.

Bunların hiçbiri tek başına büyük bir teknoloji gösterisi gibi görünmez.

Ama işletmenin günlük hayatını ciddi şekilde değiştirir.

Çünkü iyi teknoloji bazen yeni bir şey eklemekten çok, gereksiz olanı ortadan kaldırır.

Bir gününüzü izlemek çok şey anlatabilir

İşletmenizde dijitalleşme için nereden başlayacağınızı bilmiyorsanız, önce bir gününüzü izleyin.

Hangi işleri tekrar tekrar yapıyorsunuz?

Hangi bilgiyi birden fazla yere giriyorsunuz?

Bir işin durumunu öğrenmek için kimi arıyorsunuz?

Hangi raporu hazırlamak gereğinden fazla zaman alıyor?

Müşteriler en çok hangi noktada bekliyor?

Çalışanlar hangi konularda birbirlerine sürekli aynı soruları soruyor?

Bu soruların cevapları aslında işletmenizin dijital haritasını çıkarmaya başlar.

Çünkü teknolojiye nereden başlayacağınızı çoğu zaman teknoloji değil, günlük iş akışınız söyler.

Bazen daha fazla çalışmak değil, daha az tekrar yapmak gerekir

İşletmelerin büyüme dönemlerinde ilk refleks genellikle daha fazla insan, daha fazla mesai veya daha fazla araç kullanmak oluyor.

Oysa bazen ihtiyaç bunların hiçbiri değildir.

Aynı işi her gün yeniden yapmak yerine bir kere doğru şekilde tasarlamak yeterli olabilir.

Bir bilginin beş farklı yerde tutulması yerine tek bir merkez oluşturulabilir.

Bir çalışanın sürekli takip ettiği süreç sistem tarafından takip edilebilir.

Bir yöneticinin saatlerce hazırladığı rapor otomatik hale getirilebilir.

Böylece insanlar daha az çalıştığı için değil, harcadıkları zaman daha anlamlı bir işe gittiği için daha verimli hale gelir.

Teknolojinin işletmeye gerçek katkısı da burada başlıyor.

Görünmeyen zamanı görünür hale getirmek

Bir işletmede para kaybetmek kolay fark edilir.

Ama zaman kaybetmek çoğu zaman sessiz gerçekleşir.

Kimse gün sonunda “Bugün 47 dakika gereksiz veri girişi yaptık.” demez.

Kimse “Bu hafta üç saat aynı bilgiyi farklı dosyalarda aradık.” diye not tutmaz.

Ama bu küçük kayıplar aylar boyunca birikir.

Sonunda işletmenin çalışma biçiminin bir parçası haline gelir.

Belki de bu yüzden dijitalleşmeye yalnızca yeni bir yazılım satın almak olarak bakmamak gerekiyor.

Bazen dijitalleşme, işletmede zaten yapılan işleri daha doğru, daha hızlı ve daha anlaşılır hale getirmektir.

Ve bunun için önce yeni bir teknolojiye değil, mevcut çalışma şekline dürüstçe bakmak gerekir.

Çünkü işletmenizde her şey yolunda gibi görünebilir.

Ama doğru soruları sorduğunuzda, her gün birkaç dakikanın nereye gittiğini fark edebilirsiniz.

Ve bazen büyümek için ihtiyacınız olan şey daha fazla çalışmak değil, aynı işi tekrar tekrar yapmayı bırakmaktır.