İşletmenizde Bir İşin Devam Etmesi İçin Hep Aynı Kişiye İhtiyaç Duyuluyorsa, Bir Şeyler Yanlış
# İşletmenizde Bir İşin Devam Etmesi İçin Hep Aynı Kişiye İhtiyaç Duyuluyorsa, Bir Şeyler Yanlış
Bir çalışan yıllık izne çıktığında işler aksıyorsa…
Bir müşteriyle ilgili bilgiye ulaşmak için sürekli aynı kişiyi aramak gerekiyorsa…
Bir işi kimin nasıl yaptığını yalnızca bir kişi biliyorsa…
Burada küçük bir organizasyon problemi değil, daha büyük bir şey olabilir.
Çünkü bir işletmenin sağlıklı çalışması, insanların ne kadar iyi olduğundan çok, bilginin ve iş akışının ne kadar doğru kurulduğuyla da ilgilidir.
İşini çok iyi bilen bir çalışanın olması elbette büyük bir avantajdır.
Ama bütün sistem onun hafızasına bağlıysa, bu avantaj zamanla bir riske dönüşebilir.
Her işletmede vardır o kişi
Muhtemelen sizin işletmenizde de vardır.
Bir müşteri aradığında kiminle görüşüldüğünü bilir.
Eski bir siparişin neden o şekilde hazırlandığını hatırlar.
Hangi müşterinin ne istediğini bilir.
Bir dosyanın nerede olduğunu bilir.
Bir işin hangi aşamada kaldığını bilir.
Hatta bazen sistemde olmayan bilgileri bile bilir.
Herkes bir şey olduğunda ona sorar.
“Bu müşterinin son durumu neydi?”
“Geçen ay bununla ilgili ne konuşmuştuk?”
“Şu dosya neredeydi?”
“Bu işi normalde nasıl yapıyorduk?”
Ve o kişi çoğu zaman cevabı verir.
Çünkü yıllardır işin içindedir.
İşletme açısından bakıldığında çok değerli biridir.
Fakat burada gözden kaçan bir problem vardır:
Bilgi işletmenin içinde değil, bir kişinin hafızasında duruyorsa o bilgi aslında tam olarak işletmenin değildir.
İnsanlara güvenmek başka, sistemi insanlara bağımlı hale getirmek başka
Bu ikisini birbirinden ayırmak gerekiyor.
İyi çalışanlara güvenmek gerekir.
Deneyimli insanların bilgisinden yararlanmak gerekir.
Fakat bir işletmenin devamlılığı, tek tek insanların hafızasına bağlı olmamalıdır.
Çünkü insanlar değişir.
İzin kullanır.
İşten ayrılır.
Görev değiştirir.
Bazen hastalanır.
Bazen de aynı anda onlarca işle ilgilenmek zorunda kalır.
Ve böyle bir durumda işletmenin ne kadar hazırlıklı olduğu ortaya çıkar.
Eğer bir çalışan olmadığında herkes “Şimdi ne yapacağız?” diye düşünmeye başlıyorsa, aslında eksik olan şey çalışan değil, sistemdir.
İşletmenin hafızası nerede?
Bence işletmelerin kendisine zaman zaman sorması gereken sorulardan biri bu.
Müşterilerle ilgili bilgiler nerede?
Tekliflerin geçmişi nerede?
Siparişlerin durumu nerede?
Kim hangi işi takip ediyor?
Daha önce ne yapılmış?
Bir müşterinin geçmişte yaşadığı sorun neydi?
Bir iş yarım kaldığında, başka biri kaldığı yerden devam edebilir mi?
Bunların cevabı sadece “Ahmet biliyor”, “Ayşe'de vardır” veya “WhatsApp grubunda konuşmuştuk” ise işletmenin hafızası biraz fazla kişiselleşmiş demektir.
Bu durum küçük bir ekipte uzun süre fark edilmeyebilir.
Hatta yıllarca böyle devam edebilir.
Ta ki bir gün o bilgiye ihtiyaç olup da bilgiye sahip olan kişiye ulaşılamayana kadar.
“Ben biliyorum” iyi bir cevap olmayabilir
İşletmelerde bazı cümleler o kadar normalleşiyor ki, problem olduklarını fark etmiyoruz.
“Onu Mehmet biliyor.”
“Bu müşteriye Ayşe bakıyor.”
“Dosyalar bende.”
“Eski siparişleri Ali takip ediyor.”
“Ben gelince hallederiz.”
Bu cümlelerin hiçbiri tek başına yanlış değil.
Ancak bunlar işletmenin çalışma biçimine dönüşmeye başladığında işler kişilere bağımlı hale geliyor.
Bir işin nasıl yapılacağını sistem tarif etmiyorsa, kişi tarif ediyor.
Bir müşterinin geçmişi sistemde görünmüyorsa, kişi hatırlıyor.
Bir sürecin nerede olduğunu sistem göstermiyorsa, kişi biliyor.
Böyle bir yapıda işletme büyüdükçe işler kolaylaşmak yerine zorlaşabiliyor.
Çünkü yeni insanlar geldikçe onlara sadece görev değil, aynı zamanda yıllardır birikmiş kişisel hafızayı da aktarmak gerekiyor.
İyi bir sistem çalışanların yerini almaz
Burada önemli bir yanlış anlaşılma var.
Süreçleri sistemleştirmek, insanları değersizleştirmek anlamına gelmez.
Tam tersine.
İyi bir sistem, insanların bildiklerini kaybetmeden paylaşabilmesini sağlar.
Deneyimli bir çalışanın yıllar içinde oluşturduğu bilgi, yalnızca onun kafasında kalmaz.
Doğru müşterinin doğru bilgisi görünür.
Yapılması gereken iş belli olur.
Geçmiş işlemler kaybolmaz.
Yeni gelen çalışan nereden başlayacağını daha kolay anlar.
Yönetici, bir işin durumunu öğrenmek için beş kişiyi aramak zorunda kalmaz.
İnsanlar da sürekli birbirlerinin peşinden koşmak yerine gerçekten kendi işlerine odaklanabilir.
Yani amaç insanı sistemin dışına çıkarmak değil.
İnsanın bilgisini işletmenin gücüne dönüştürmek.
Bunun için her zaman büyük bir yazılım projesi gerekmiyor
Bazen çözüm düşündüğünüzden daha basit olabilir.
Bir sürecin netleştirilmesi…
Bilgilerin tek bir yerde toplanması…
Görevlerin görünür hale getirilmesi…
Müşteri geçmişinin kayıt altına alınması…
Bir iş tamamlandığında sonraki adımın otomatik olarak belirlenmesi…
Bunların her biri küçük gibi görünebilir.
Ama işletmenin günlük hayatında ciddi bir fark yaratabilir.
Elbette bazı işletmelerde hazır araçlar yeterli olabilir.
Bazılarında ise işletmenin kendine özgü çalışma biçimi nedeniyle özel bir yazılım daha doğru bir çözüm olabilir.
Burada önemli olan “hangi yazılımı kullanalım?” sorusundan önce başka bir soru sormaktır:
Bizim işimiz gerçekte nasıl ilerliyor?
Yazılım işletmenin çalışma biçimine göre şekillenmeli
Her işletmenin kendine özgü bir ritmi vardır.
Bir üretim firmasının süreciyle bir hizmet firmasının süreci aynı değildir.
Bir satış ekibinin müşteri takibiyle bir teknik ekibin iş takibi aynı şekilde ilerlemez.
Bu nedenle yalnızca özellik listesine bakarak yazılım seçmek çoğu zaman yeterli değildir.
“CRM var mı?”
“Raporlama var mı?”
“Görev oluşturabiliyor muyuz?”
“Mobil uygulaması var mı?”
Bunlar elbette önemlidir.
Ama daha önemli bir soru vardır:
Bu sistem bizim işimizi gerçekten kolaylaştıracak mı?
Çünkü iyi yazılım, içinde yüzlerce özellik bulunan yazılım değildir.
İyi yazılım, çalışanların her gün yaptığı işi daha anlaşılır, daha hızlı ve daha kontrollü hale getiren yazılımdır.
Bir gün çalışanınız ayrıldığında bunu düşünün
Belki biraz sert bir soru.
Ama faydalı.
İşletmenizde kritik bir görevde bulunan çalışanınız yarın ayrılırsa ne olur?
Onun yaptığı işleri başka biri devralabilir mi?
Müşteri geçmişlerine ulaşılabilir mi?
Devam eden işler görülebilir mi?
Hangi işin neden o şekilde yapıldığı anlaşılabilir mi?
Yoksa birkaç hafta boyunca herkes birbirine aynı soruları mı sorar?
Bu soruların cevapları, işletmenizin dijital olgunluğu hakkında birçok rapordan daha fazla şey söyleyebilir.
Çünkü gerçek dijitalleşme yalnızca bilgisayarda çalışmak değildir.
Bilginin kişiden bağımsız olarak işletme içinde yaşayabilmesidir.
İşletme büyüdükçe bu konu daha da önemli hale geliyor
Küçükken her şeyi bilmek kolaydır.
On müşteriniz vardır, hepsini tanırsınız.
Beş çalışanınız vardır, herkesin ne yaptığını bilirsiniz.
Birkaç işlem vardır, çoğunu hatırlarsınız.
Ama işletme büyüdükçe insan hafızasının sınırları ortaya çıkar.
Müşteri sayısı artar.
Ekip genişler.
İşler çeşitlenir.
Yeni kişiler gelir.
Yeni süreçler oluşur.
Ve bir noktadan sonra “nasıl olsa birisi biliyor” yöntemi çalışmamaya başlar.
İşte o noktada işletmenin hafızasını kişilerin kafasından çıkarıp doğru bir sistemin içine taşımak gerekir.
Bu yalnızca bugünün işlerini kolaylaştırmaz.
Yarın işletmenin daha rahat büyümesini de sağlar.
Sonuç olarak mesele yazılım değil
Aslında bu yazının başından beri anlattığımız şey doğrudan yazılımla ilgili değil.
Mesele, işletmenin nasıl çalıştığıyla ilgili.
Yazılım sadece bunu daha düzenli, daha görünür ve daha sürdürülebilir hale getiren araçlardan biri.
Eğer bir müşterinin durumunu öğrenmek için hep aynı kişiyi arıyorsanız…
Bir işin nasıl yapılacağını yalnızca bir kişi biliyorsa…
Bir çalışan olmadığında süreçler duruyorsa…
Belki de işletmenizde çözülmesi gereken ilk problem yeni bir çalışan almak değil.
Önce bilginin nerede durduğuna bakmak olabilir.
Çünkü iyi yönetilen bir işletmede insanlar birbirlerine sürekli “Sen biliyor musun?” diye sormaz.
Bilgi doğru yerde durur.
Süreç bellidir.
İşin nerede olduğu görünür.
Ve insanlar, birbirlerinin hafızasına değil, ortak bir çalışma düzenine güvenerek ilerler.
İyi bir işletme, her şeyi bilen insanların olduğu işletme değildir.
Bilginin kaybolmadığı işletmedir.
MEDYA PRESS olarak biz de yazılım projelerine yalnızca “bir sistem geliştirelim” yaklaşımıyla bakmıyoruz.
Önce işletmenin nasıl çalıştığını, nerede zaman kaybettiğini ve hangi bilgilerin kişilere bağımlı kaldığını anlamaya çalışıyoruz.
Sonrasında teknolojiyi bu yapıya göre şekillendiriyoruz.
Çünkü bize göre iyi yazılım, çalışanlara yeni bir iş çıkarmamalı.
Tam tersine, onların işini daha kolay hale getirmeli.