İşleriniz Yoğun Olduğu İçin mi Karışık, Yoksa Süreçleriniz Net Olmadığı İçin mi?

Birçok işletmede yoğunluk ile karmaşa birbirine karışıyor.

Telefonlar çalıyor, müşteriler bekliyor, teklifler hazırlanıyor, siparişler takip ediliyor, ekip kendi arasında sürekli bilgi alışverişi yapıyor. Günün sonunda herkes gerçekten çok çalışmış oluyor. Buna rağmen bazı işler ertesi güne kalıyor, bazı bilgiler tekrar soruluyor, bazı konular ise “Bunu kim takip ediyordu?” noktasına geliyor.

İşte tam burada önemli bir soru ortaya çıkıyor:

Gerçekten çok mu yoğunsunuz, yoksa işleriniz gereğinden fazla mı karmaşık ilerliyor?

İkisi dışarıdan bakıldığında birbirine oldukça benzer. Ancak aralarında işletmenin büyümesini doğrudan etkileyen önemli bir fark vardır.

Yoğun olmak başka, karmaşık çalışmak başka

Bir işletmenin yoğun olması çoğu zaman kötü bir şey değildir. İşlerin artması, müşteri sayısının yükselmesi ve ekibin daha fazla projeyle ilgilenmesi büyümenin doğal bir sonucu olabilir.

Sorun, bu yoğunluğu yönetmek için gerekli düzenin oluşmamasıyla başlar.

Bir müşteriyle ilgili bilgi bir kişinin e-postasında, başka bir bilgi WhatsApp grubunda, teklif Excel dosyasında ve son durum ise bir başka çalışanın hafızasında olabilir.

Herkes kendi işini yapıyordur ama bütün resme bakan ortak bir sistem yoktur.

Böyle bir durumda çalışanlar çoğu zaman işin kendisinden çok, bilgiye ulaşmak için zaman harcamaya başlar.

“Son durum neydi?”

“Bu dosyanın güncel hali kimde?”

“Müşteriyle en son kim konuştu?”

“Bu işlem tamamlandı mı?”

Bu sorular küçük görünür. Fakat gün içinde defalarca tekrarlandığında, işletmenin fark etmeden ne kadar zaman kaybettiğini görmek zorlaşır.

Sorun çoğu zaman çalışanlarda değildir

İşler karışmaya başladığında ilk refleks genellikle insan kaynağıyla ilgili olur.

“Daha dikkatli olmamız gerekiyor.”

“Ekip arasında iletişim eksikliği var.”

“Bir kişi daha almamız lazım.”

Bazen bunlar gerçekten gerekli olabilir. Ancak her karışıklığın çözümü yeni bir çalışan değildir.

Çünkü iyi tanımlanmamış bir sürece yeni bir kişi eklemek, bazı durumlarda karmaşayı azaltmak yerine artırabilir.

Yeni kişi de aynı bilgileri farklı yerlerden toplamaya, aynı dosyaları aramaya ve aynı kişilere soru sormaya başlar.

Asıl sorun, insanların çalışmaması değil; işin nasıl ilerleyeceğinin yeterince net olmaması olabilir.

İşletmeler büyüdükçe görünmeyen bir eşik oluşur

Küçük bir ekipte birçok şey doğal olarak yürür.

Herkes birbirini tanır. Kimin ne yaptığını bilir. Bir dosyanın nerede olduğunu bulmak zor değildir. Gerekirse yan masaya dönüp sormak yeterlidir.

Fakat ekip büyüdükçe bu yöntem işlememeye başlar.

Çünkü işletme artık insanların birbirine sürekli soru sorarak yönetebileceği kadar küçük değildir.

İşte bu noktada süreçlerin görünür hale gelmesi gerekir.

Bir iş nerede başlıyor?

Kim devam ettiriyor?

Hangi bilgi sisteme giriliyor?

Kim hangi aşamayı görebiliyor?

İş tamamlandığında ne oluyor?

Bu soruların cevapları kişilerin hafızasında değil, işletmenin kendi çalışma düzeninde yer aldığında yoğunluk daha yönetilebilir hale gelir.

İyi bir yazılım her şeyi değiştirmek zorunda değildir

Bazen “dijital dönüşüm” denildiğinde insanların aklına büyük, pahalı ve karmaşık projeler geliyor.

Oysa her işletmenin ihtiyacı bütün çalışma biçimini bir gecede değiştirmek değildir.

Bazen sadece en çok zaman kaybettiren bir süreci düzene koymak yeterlidir.

Örneğin sürekli farklı dosyalardan kontrol edilen siparişlerin tek bir ekranda toplanması…

Ya da müşteriye ait bilgilerin çalışan değişse bile kolayca ulaşılabilir olması…

Belki de ekip içindeki “Ben sana göndermiştim” trafiğini azaltacak basit bir görev ve süreç sistemi…

Doğru çözüm, en fazla özelliğe sahip olan çözüm olmak zorunda değildir.

Asıl önemli olan, işletmenin gerçek çalışma biçimine uyum sağlamasıdır.

Önce teknolojiyi değil, problemi anlamak gerekiyor

Bir yazılım projesinin en kritik kısmı çoğu zaman kod yazılmaya başlamadan önce gerçekleşir.

İşletmenin gün içinde nasıl çalıştığını anlamak gerekir.

Hangi işler sürekli tekrar ediyor?

Nerelerde bekleme yaşanıyor?

Hangi bilgiler sürekli yeniden giriliyor?

Hangi süreçler belirli kişilere bağımlı?

Ekip en çok hangi konuda birbirine soru soruyor?

Bu sorulara verilen cevaplar, gerçekten ihtiyaç duyulan çözümü ortaya çıkarır.

Medya Press olarak bizim de yaklaşımımız tam olarak burada başlıyor. Teknolojiyi sırf teknoloji olduğu için kullanmak yerine, işletmenin günlük işleyişinde gerçekten yük oluşturan noktaları anlamaya çalışıyoruz.

Çünkü bazen en değerli yazılım, onlarca yeni özellik ekleyen değil; herkesin her gün yaşadığı küçük bir karmaşayı ortadan kaldıran yazılımdır.

Belki de sorun yoğunluk değildir

Eğer gün sonunda herkes çok çalışmasına rağmen işler sürekli yetişmiyorsa, aynı bilgiler tekrar tekrar aranıyorsa ve bir işin durumunu öğrenmek için birkaç kişiye sormak gerekiyorsa…

Belki de sorun yalnızca yoğunluk değildir.

Belki de işletmenin büyüyen yapısı, artık eski çalışma yöntemlerinden daha fazlasına ihtiyaç duyuyordur.

Doğru tasarlanmış süreçler ve doğru teknoloji, insanları daha az çalıştırmak için değil; harcadıkları emeğin gerçekten sonuç üretmesini sağlamak için vardır.

Bazen büyümek için daha fazla iş yapmak gerekmez.

Önce mevcut işlerin neden bu kadar zor ilerlediğine bakmak yeterlidir.

Medya Press olarak, işletmelerin kendi çalışma biçimlerine uygun yazılım ve dijital çözümler geliştirmeye tam da bu noktadan yaklaşıyoruz.