Bir İşletmenin Gerçekten İyi Bir Yazılıma İhtiyacı Olduğunu Nasıl Anlarsınız?

Bir işletme büyümeye başladığında genellikle ilk fark edilen şey satışların artmasıdır.

Daha fazla müşteri gelir.

Daha fazla sipariş alınır.

Ekip genişler.

Yeni işler ortaya çıkar.

İlk başta bütün bunlar güzel görünür.

Sonra küçük küçük bazı şeyler değişmeye başlar.

Bir müşterinin bilgisine ulaşmak eskisinden biraz daha uzun sürer.

Bir çalışan diğerine bir dosya sorar.

Bir rapor hazırlanacağı zaman eski Excel dosyaları açılır.

Bir siparişin hangi aşamada olduğunu öğrenmek için birkaç kişiye mesaj atılır.

Kimse bunları büyük bir problem olarak görmez.

Çünkü işler hâlâ yürüyordur.

Ama aslında işletme size bir şey söylemeye başlamıştır:

“Artık eski yöntemlerle büyümek zorlaşıyor.”

Yazılım ihtiyacı her zaman büyük bir problemle başlamaz

Birçok işletme yazılım ihtiyacını, işler tamamen kontrolden çıktığında fark ediyor.

Oysa iyi bir yazılıma ihtiyaç olduğunu anlamak için sistemin tamamen çökmüş olması gerekmiyor.

Bazen aynı bilgiyi her gün birkaç kez giriyorsanız,

bazen çalışanlar sürekli birbirinden bilgi bekliyorsa,

bazen yöneticiler ihtiyaç duyduğu bir veriyi bulmak için farklı dosyaları kontrol ediyorsa,

bazen müşteriye cevap vermek için önce içeride cevap aramak gerekiyorsa,

orada üzerinde düşünülmesi gereken bir süreç vardır.

Çünkü işletmeler büyüdükçe sadece iş miktarı artmaz.

Bilginin miktarı da artar.

Ve bilgi arttıkça, onu yönetme biçiminiz daha önemli hale gelir.

“Biz böyle alıştık” cümlesi bazen pahalıya mal olabilir

İşletmelerin çalışma şekli genellikle zaman içerisinde oluşur.

Bir dosya açılır.

Sonra ikinci bir dosya gerekir.

Bir Excel hazırlanır.

Sonra başka bir Excel daha.

Bir WhatsApp grubu kurulur.

Sonra başka bir grup.

Bir çalışan kendi takip yöntemini geliştirir.

Bir süre sonra herkes işini yapıyordur ama herkes işi biraz farklı şekilde yapıyordur.

Bu durum küçük bir ekipte çok büyük bir sorun yaratmayabilir.

Fakat işletme büyüdükçe aynı yöntemler daha fazla kişiye, daha fazla müşteriye ve daha fazla veriye yayılır.

Bir noktadan sonra çalışanlar işlerini yapmak yerine işin nasıl yapılacağını takip etmeye daha fazla zaman ayırmaya başlar.

İşte yazılım ihtiyacı çoğu zaman burada ortaya çıkar.

İyi yazılım, işletmeye yeni bir yük getirmemeli

Bence bir yazılım projesi konuşulurken en çok gözden kaçan konulardan biri bu.

Dijitalleşme, çalışanların önüne beş farklı ekran koymak değildir.

Her işlem için yeni bir form doldurtmak da değildir.

İyi bir sistemin amacı çalışanlara daha fazla iş vermek değil, onların gereksiz işlerini azaltmaktır.

Örneğin;

Bir müşteri bilgisi bir kez girilir ve ihtiyaç duyulan diğer alanlarda kullanılabilir.

Bir siparişin durumu değiştiğinde ilgili kişiler bunu ayrıca sormak zorunda kalmaz.

Bir yönetici rapor istediğinde çalışanların saatlerce veri toplaması gerekmez.

Bir görev tamamlandığında sonraki aşama sistem üzerinden takip edilebilir.

Bunlar dışarıdan bakıldığında küçük ayrıntılar gibi görünür.

Ama her gün tekrarlandıklarında ciddi bir zaman kaybına dönüşürler.

Peki hazır bir yazılım yeterli mi?

Bazen evet.

Her işletmenin sıfırdan özel yazılım yaptırması gerektiğini düşünmek doğru değil.

Hazır çözümler birçok işletme için gayet yeterli olabilir.

Asıl soru şu:

Kullandığınız sistem işletmenize uyuyor mu, yoksa siz sisteme uymaya mı çalışıyorsunuz?

Eğer işletmenizin çalışma biçimini değiştirmek zorunda kalıyorsanız, sürekli manuel işlemler yapıyorsanız veya kullandığınız programın sınırları nedeniyle bazı işleri dışarıda bırakıyorsanız, artık farklı bir çözüm düşünmenin zamanı gelmiş olabilir.

Çünkü yazılımın değeri sahip olduğu özelliklerin sayısıyla ölçülmez.

Önemli olan, işletmenizin gerçek bir sorununu çözüp çözmediğidir.

Yazılım yaptırmadan önce aslında başka bir şey yapmalısınız

Kod yazmaya başlamadan önce biraz durmak gerekiyor.

Ve işletmeye dışarıdan bakmak.

Şu soruların cevaplarını bulmak çoğu zaman iyi bir başlangıçtır:

En fazla zamanımızı hangi iş alıyor?

Hangi işlemi sürekli tekrar ediyoruz?

Hangi bilgiyi bulmakta zorlanıyoruz?

Hangi işler belirli kişilerin hafızasına bağlı?

Müşterilerimiz en çok hangi noktada bekliyor?

Hangi raporu hazırlamak gereğinden fazla zaman alıyor?

Çalışanlarımız hangi işleri aslında yapmaması gerektiği halde yapıyor?

Bu soruların cevapları, çoğu zaman hangi yazılıma ihtiyacınız olduğunu zaten göstermeye başlar.

Çünkü iyi bir yazılım projesi “Bize bir panel yapalım” diye başlamaz.

“Şu işi neden hâlâ böyle yapıyoruz?” sorusuyla başlar.

Her işletmenin ihtiyacı aynı değil

Bir işletme için CRM önemli olabilir.

Bir başkası için stok yönetimi.

Bir diğeri için randevu ve operasyon takibi.

Başka bir işletmenin asıl problemi ise farklı sistemlerin birbirleriyle konuşmamasıdır.

Bu yüzden sadece popüler olduğu için bir yazılım satın almak çoğu zaman doğru yaklaşım değildir.

Önce işletmenin ihtiyacını anlamak gerekir.

Sonra teknoloji seçilir.

Çünkü teknoloji amaç değil.

Aracın kendisi.

Asıl amaç, işletmenin daha düzenli, daha hızlı ve daha kontrollü çalışabilmesidir.

Bazen büyümek için yeni çalışan değil, daha iyi sistem gerekir

Bu cümle ilk bakışta biraz iddialı gelebilir.

Ama işletmeler büyüdükçe bazı işleri sadece daha fazla insan ekleyerek çözmeye çalışmak uzun vadede yeterli olmayabilir.

Çünkü süreç aynı kaldığı sürece, iş yükü de insanlarla birlikte büyür.

İyi tasarlanmış bir dijital sistem ise aynı işin daha az tekrar, daha az hata ve daha az beklemeyle yapılmasını sağlayabilir.

Bu yüzden yazılım yalnızca teknoloji yatırımı değildir.

Doğru planlandığında aynı zamanda zaman yatırımıdır.

Sonuçta mesele yazılım sahibi olmak değil

Bir işletmenin iyi bir yazılıma ihtiyacı olup olmadığını anlamanın belki de en basit yolu şu:

İşler büyüdükçe insanlar daha fazla çalışıyor ama işler aynı oranda kolaylaşmıyorsa, sisteminizi yeniden düşünmenin zamanı gelmiş olabilir.

Çünkü iyi teknoloji kendisini sürekli hatırlatmaz.

İşler daha düzenli ilerler.

Bilgi daha kolay bulunur.

İnsanlar birbirinin peşinden daha az koşar.

Yönetici ne olup bittiğini daha net görür.

Müşteri daha hızlı cevap alır.

Ve bir süre sonra bütün bunlar normal gelmeye başlar.

Aslında iyi yazılımın en güzel tarafı da budur.

Çalıştığını sürekli hissettirmez.

Sadece işlerin daha iyi ilerlemesini sağlar.

MEDYA PRESS olarak yazılımı yalnızca kod yazmak olarak görmüyoruz. Önce işletmenin nasıl çalıştığını anlamaya, ardından gerçekten ihtiyaç duyduğu sistemi tasarlamaya odaklanıyoruz.

Çünkü bize göre doğru yazılım, işletmenin çalışma biçimine sonradan eklenen bir araç değil;

işin daha iyi yapılmasını sağlayan görünmez bir altyapıdır.