Bir İşletmenin Hızı, En Yavaş Sürecinden Belli Olur

Bir İşletmenin Hızı, En Yavaş Sürecinden Belli Olur

Bir işletmede herkes yoğun olabilir.

Telefonlar çalar, e-postalar gelir, müşteriler bekler, teklifler hazırlanır, siparişler girilir, çalışanlar bir işten diğerine koşar.

Dışarıdan baktığınızda gerçekten yoğun bir çalışma vardır.

Ama bazen bütün bu yoğunluğa rağmen işler olması gerektiği kadar hızlı ilerlemez.

Bir teklif hazırlanması gerekir, bir kişinin onayı beklenir.

Bir müşteri aranacaktır, önce bilgileri başka bir yerden bulmak gerekir.

Bir sipariş tamamlanmıştır ama ilgili kişinin bundan haberi yoktur.

Bir rapor hazırlanacaktır, farklı dosyalardan veri toplanması gerekir.

Kimse işini kötü yapmıyordur.

Hatta herkes elinden geleni yapıyordur.

Ama sistem yavaş çalışıyordur.

Ve çoğu işletme bunu ilk başta fark etmez.

Sorun her zaman çalışanlarda değildir

Bir süreç istediğimiz kadar hızlı ilerlemiyorsa ilk refleksimiz genellikle insanlara bakmak oluyor.

“Biraz daha hızlı olmalıyız.”

“Bu işi neden hâlâ bekletiyoruz?”

“Bunu daha önce yapamaz mıydık?”

Bazen gerçekten bir çalışma problemi olabilir.

Ama her zaman değil.

Çünkü iyi çalışan insanların olduğu bir ekipte bile kötü tasarlanmış bir süreç ciddi zaman kaybettirebilir.

Örneğin bir müşteriden gelen talebin satış ekibine ulaşması için önce bir e-postanın okunması, sonra başka bir dosyaya bilgi girilmesi ve ardından ilgili kişinin haberdar edilmesi gerekiyorsa burada çalışanların yavaşlığından söz etmek pek doğru olmaz.

Süreç zaten yavaştır.

İnsanlar yalnızca o sürecin içinde çalışıyordur.

## Bir işin beklemesi, her zaman iş yapılmadığı anlamına gelmez

İşletmelerde zaman kaybının ilginç bir tarafı var.

En büyük kayıplar çoğu zaman çalışanların hiçbir şey yapmadığı anlarda değil, bir sonraki adımı beklediği anlarda ortaya çıkıyor.

Bir onay bekleniyor.

Bir bilgi bekleniyor.

Bir dosya bekleniyor.

Bir telefon görüşmesi bekleniyor.

Bir kişinin sisteme giriş yapması bekleniyor.

Sonra başka bir iş geliyor ve o iş öne alınıyor.

Derken ilk iş unutuluyor.

Bir süre sonra biri soruyor:

“Bu iş ne oldu?”

Ve herkes aynı anda araştırmaya başlıyor.

Bence işletmelerdeki küçük karmaşaların önemli bir bölümü tam olarak böyle oluşuyor.

Tek bir büyük hata yok.

Ama yüzlerce küçük bekleme var.

Darboğaz bazen çok küçük bir yerde saklanır

Bir işletmenin bütün sürecine yukarıdan baktığınızda her şey gayet normal görünebilir.

Müşteri geliyor.

Talep alınıyor.

Teklif hazırlanıyor.

Onay alınıyor.

Sipariş oluşturuluyor.

Teslimat yapılıyor.

Kâğıt üzerinde hiçbir problem yok.

Fakat sürecin içine girdiğinizde başka bir tablo çıkabilir.

Teklif hazırlamak için gerekli bilgiler üç farklı yerde tutuluyordur.

Onay için yöneticinin müsait olması bekleniyordur.

Sipariş oluşturulduktan sonra ilgili departmana ayrıca haber veriliyordur.

Müşterinin geçmiş bilgilerine ulaşmak için eski mesajlara bakılıyordur.

Yani süreç çalışıyordur.

Ama sürtünerek çalışıyordur.

İyi bir dijital çözümün amacı da çoğu zaman tam olarak bu sürtünmeyi azaltmaktır.

## Her şeyi otomatikleştirmek gerekmiyor

Burada önemli bir noktayı ayırmak gerekiyor.

Dijitalleşme denildiğinde bazen her işin otomatikleşmesi gerektiği düşünülüyor.

Bence buna gerek yok.

Her sürecin tamamen otomatik olması şart değil.

Bazen yapılması gereken şey çok daha basittir.

Bir bilginin tek sefer girilmesi.

Bir işlem tamamlandığında ilgili kişiye otomatik bildirim gitmesi.

Bir müşterinin bütün geçmişinin tek ekranda görülebilmesi.

Bir raporun her ay baştan hazırlanmaması.

Bir onayın nerede beklediğinin sistem üzerinden görülebilmesi.

Bunlar küçük değişiklikler gibi görünebilir.

Ama her gün tekrarlandıklarında ciddi bir zaman farkı oluştururlar.

## İyi sistem çalışanı hızlandırmaz, bekletmez

Bu ikisi arasında önemli bir fark var.

Bir çalışanı daha hızlı çalışmaya zorlayabilirsiniz.

Ama bu, sistemin daha hızlı olduğu anlamına gelmez.

Asıl mesele çalışanın bir sonraki adımı beklememesidir.

Bilgi hazırsa iş devam eder.

Onay gerekiyorsa sistem bunu doğru kişiye iletir.

Müşteriyle ilgili geçmiş bilgiler gerekiyorsa tek ekrandan ulaşılır.

Bir işlem tamamlandığında sonraki süreç kendiliğinden başlar.

Çalışan da “Şimdi ne yapmam gerekiyor?” diye düşünmek yerine işine devam eder.

İyi teknoloji bazen insanları hızlandırmaz. Önlerindeki engelleri kaldırır.

İşletme büyüdükçe bu konu daha önemli hale geliyor

Beş kişilik bir ekipte bazı şeyleri konuşarak çözebilirsiniz.

Bir müşteri gelir, herkes birbirini tanır.

Bir problem olduğunda kimin ilgileneceği bellidir.

Bir dosyanın nerede olduğunu sormak yeterlidir.

Ama ekip büyüdükçe bu yöntem yavaş yavaş çalışmamaya başlar.

10 kişi olur.

20 kişi olur.

50 kişi olur.

Müşteri sayısı artar.

İşlem sayısı artar.

Departmanlar oluşur.

Ve artık herkesin her şeyi bilmesi mümkün değildir.

İşte tam bu noktada süreçlerin kişilere değil, sisteme bağlı ilerlemesi önem kazanmaya başlar.

Çünkü işletme büyüdükçe iletişim ihtiyacı azalmaz.

Tam tersine artar.

Ama bu iletişimin tamamını insanların hafızasına bırakmak mümkün değildir.

Bir işletmenin gerçek hızını nasıl ölçebilirsiniz?

Bence bunun için yalnızca satış rakamlarına bakmak yeterli değil.

Birkaç basit soru çok daha fazla şey anlatabilir:

Bir müşteri talebi ne kadar sürede sonuçlanıyor?

Bir teklif hazırlanması ne kadar sürüyor?

Bir yöneticinin ihtiyaç duyduğu bilgiye ulaşması kaç dakika alıyor?

Bir çalışan bir işi devrederken ne kadar bilgi aktarmak zorunda kalıyor?

Aynı bilgi kaç farklı sisteme giriliyor?

Bir işin nerede kaldığını öğrenmek için kaç kişiye soru soruluyor?

Eğer bu soruların cevapları sizi düşündürüyorsa, belki de sorun işlerin fazla olması değildir.

İşlerin ilerleme biçimidir.

## Bazen yeni çalışan değil, yeni bir düzen gerekir

İşletme büyüdüğünde ilk akla gelen çözümlerden biri daha fazla insan çalıştırmaktır.

Elbette bazı durumlarda bu gereklidir.

Fakat mevcut süreçte gereksiz tekrarlar, manuel kontroller ve sürekli beklemeler varsa yeni insanlar eklemek yalnızca mevcut karmaşayı büyütebilir.

Çünkü sorun insan sayısı değilse, daha fazla insan aynı sorunun içine dahil olur.

Bu nedenle büyümeden önce şu soruya bakmak gerekiyor:

“Şu anda yaptığımız işleri daha düzenli nasıl yapabiliriz?”

Belki küçük bir otomasyon yeterlidir.

Belki iki sistemin birbirine bağlanması gerekir.

Belki mevcut yönetim panelinin yeniden tasarlanması gerekir.

Belki de işletmenin çalışma biçimine göre özel bir yazılım geliştirmek daha doğru olacaktır.

Çözüm her zaman aynı değildir.

Önemli olan önce problemi doğru görmek.

## En iyi sistem, işlerin yolunu açandır

Bir yazılımın çok fazla özelliğe sahip olması onu otomatik olarak iyi yapmaz.

Bir yönetim panelinde onlarca ekran olabilir.

Yüzlerce rapor üretilebilir.

Sayısız özellik eklenebilir.

Ama çalışanlar hâlâ aynı bilgiyi üç farklı yere giriyorsa, yöneticiler hâlâ basit bir bilgi için birbirini arıyorsa ve işler hâlâ bir kişinin onayını beklerken günler kaybediyorsa ortada çözülmemiş bir problem vardır.

İyi sistem biraz daha farklıdır.

Kendini sürekli göstermeye çalışmaz.

İşi öne çıkarır.

Bilgiyi doğru yere taşır.

Beklemeyi azaltır.

Tekrarları ortadan kaldırır.

İnsanların ne yapacağını daha kolay anlamasını sağlar.

Ve bir süre sonra kimse sistemi düşünmez.

Çünkü işler zaten olması gerektiği gibi ilerliyordur.

Belki de işletmenizdeki sorun yoğunluk değil

Günün sonunda herkes çok çalışıyor ama işler yine de yetişmiyorsa…

Aynı sorular tekrar tekrar soruluyorsa…

Bir işin durumunu öğrenmek için birkaç kişiye ulaşmak gerekiyorsa…

Bir rapor hazırlamak hâlâ saatler sürüyorsa…

Bir müşterinin bilgisine ulaşmak beklenenden uzun sürüyorsa…

Belki de ekibiniz yeterince hızlı değildir diye düşünmek yerine başka bir soru sormak gerekiyor:

“Acaba sistemimiz insanların önünü mü kesiyor?”

Çünkü bazen işletmenin daha fazla çalışmaya değil, daha iyi çalışmaya ihtiyacı vardır.

Ve doğru teknoloji tam olarak burada anlam kazanır.

MEDYA PRESS olarak yazılım geliştirirken bizim için başlangıç noktası da bu.

Önce işletmenin nasıl çalıştığını anlamak, nerede zaman kaybettiğini görmek ve teknolojiyi gerçekten ihtiyaç duyulan noktaya yerleştirmek.

Çünkü bize göre iyi yazılım, işletmeye yeni bir yük getiren sistem değildir.

İşlerin daha rahat ilerlemesini sağlayan görünmez bir düzendir.