Bir İşletmede Her Şey Doğru Gidiyor Gibi Görünüp Neden Yine de İşler Aksar?

Bazen bir işletmeye dışarıdan baktığınızda her şey yolunda görünür.

Ekip çalışıyor.

Müşteriler geliyor.

Siparişler alınıyor.

Telefonlar cevaplanıyor.

İşler bir şekilde ilerliyor.

Ama içeride çalışanlara sorduğunuzda başka bir tablo çıkabiliyor.

“Şunu kim takip ediyor?”

“En son müşteriye kim dönüş yaptı?”

“Bu dosyanın güncel hali hangisi?”

“Bu işi neden hâlâ manuel yapıyoruz?”

Ve çoğu zaman cevap net olmuyor.

Aslında işletmelerdeki bazı problemler tam da böyle ortaya çıkıyor. Büyük bir arıza şeklinde değil, gün içinde kimsenin çok fazla üzerinde durmadığı küçük gecikmeler ve tekrarlar şeklinde.

Küçük aksaklıklar zamanla normalleşiyor

Bir iş beş dakika gecikiyor.

Sonra başka bir iş on dakika bekliyor.

Bir çalışan diğerinden bilgi istiyor.

Bir müşteri tekrar aranıyor.

Bir dosya yeniden hazırlanıyor.

Bir bilgi WhatsApp'ta aranıyor.

Bunların hiçbiri tek başına büyük bir problem gibi görünmüyor.

Ama hepsi her gün tekrarlandığında ortaya ciddi bir zaman kaybı çıkıyor.

Daha ilginç olan ise bir süre sonra herkesin buna alışması.

“Bizde işler böyle yürüyor.”

Bu cümle, işletmeler için bazen en tehlikeli cümlelerden biri.

Çünkü bir şey uzun zamandır böyle yapılıyor diye doğru olduğu anlamına gelmiyor.

İnsanlar daha fazla çalışarak açığı kapatmaya başlıyor

Bir süreç iyi çalışmadığında çoğu işletmede ilk çözüm daha fazla çalışmak oluyor.

Birisi işi yetiştirmek için biraz daha geç çıkıyor.

Bir başkası müşterileri tek tek arayıp bilgi topluyor.

Yönetici günün sonunda eksik kalan işleri kontrol ediyor.

Bir çalışan başka bir çalışanın işini de takip etmeye başlıyor.

Kısa vadede işe yarıyor gibi.

Ama aslında sistemdeki problemi insanların çabasıyla kapatıyoruz.

Bu yöntem bir süre çalışabilir.

İşletme küçükken de çoğu zaman sorun yaratmaz.

Fakat ekip büyüdükçe aynı yöntemler yavaş yavaş yetmemeye başlar.

Sorun bazen çalışanlarda değil, işin akışındadır

Bir iş sürekli unutuluyorsa, belki de o işi yapan kişi yeterince dikkatli değildir.

Ama belki de işin takip edileceği doğru bir sistem yoktur.

Bir müşteri sürekli yeniden aranıyorsa, belki çalışanlar iletişim konusunda başarısız değildir.

Belki müşteriyle yapılan görüşmelerin tutulduğu ortak bir alan yoktur.

Bir yönetici her gün “son durum ne?” diye soruyorsa, belki ekip bilgi paylaşmayı bilmiyordur.

Belki de ihtiyaç duyulan bilgi tek bir yerde görünmüyordur.

Bu ayrımı yapmak önemli.

Çünkü yanlış problemi çözmeye çalıştığınızda, ne kadar uğraşırsanız uğraşın sonuç değişmiyor.

Her problemi yazılımla çözmek de gerekmiyor

Burada başka bir noktayı da ayırmak gerekiyor.

Her aksaklık için yeni bir yazılım almak doğru değil.

Bazen yapılması gereken şey sadece süreci yeniden düzenlemek.

Bazen tek bir tablo yeterli olabilir.

Bazen kullanılan iki sistemin birbirine bağlanması sorunu çözebilir.

Bazen de gerçekten işletmenin çalışma şekline uygun yeni bir yazılıma ihtiyaç vardır.

Önemli olan teknoloji kullanmış olmak değil.

Doğru problemi, doğru araçla çözebilmek.

İyi bir dijital sistemin amacı da çalışanların önüne daha fazla ekran koymak olmamalı.

Tam tersine, onların her gün uğraştığı gereksiz işleri azaltmalı.

İşler biraz daha sessiz ilerlemeye başladığında doğru yoldasınız

Bize göre iyi bir sistemin en güzel taraflarından biri çok fazla dikkat çekmemesi.

Bir müşteri bilgisi girilir ve ilgili kişiye ulaşır.

Bir iş başladığında kimsenin ayrıca hatırlatmasına gerek kalmaz.

Bir rapor gerektiğinde saatlerce dosya aranmaz.

Bir çalışan izin aldığında süreç tamamen durmaz.

Kimse sürekli birbirinin peşinden koşmak zorunda kalmaz.

Bir süre sonra bunlar o kadar normal hale gelir ki, sistemin yaptığı işi fark etmezsiniz.

Aslında olması gereken de biraz budur.

Çünkü teknoloji kendisini göstermek için değil, işi kolaylaştırmak için vardır.

Peki işletmenizde gerçekten ne kadar zaman kaybediliyor?

Bunu anlamanın en kolay yolu bazen çok basit bir şey yapmak.

Bir gün boyunca çalışanların hangi işlere zaman harcadığına bakmak.

Kaç dakika bilgi aranıyor?

Kaç kez aynı veri yeniden giriliyor?

Kaç iş telefonla veya WhatsApp mesajıyla takip ediliyor?

Kaç kez “Bunu kim yapacaktı?” sorusu soruluyor?

Kaç işlem bir kişinin hafızasına bağlı?

Cevaplar bazen tahmin edilenden daha şaşırtıcı olabiliyor.

Çünkü işletmelerin kaybettiği zaman her zaman büyük işlerin içinde kaybolmuyor.

Bazen günde beş dakika.

Bazen on dakika.

Bazen de sadece bir kişinin işi bırakıp başka birinden bilgi beklemesi.

Ama bunlar her gün tekrarlandığında, ay sonunda ciddi bir zamana dönüşüyor.

İyi çalışan bir işletme, her şeyi daha hızlı yapan işletme değildir

Bence asıl mesele burada.

İyi çalışan bir işletme, herkesin sürekli koşturduğu işletme değil.

İşlerin kimse birbirinin peşinden koşmadan ilerleyebildiği işletme.

Bir problem çıktığında kimin bakacağı belli.

Bilgi gerektiğinde nerede bulunacağı belli.

Bir iş tamamlandığında sırada ne olduğu belli.

Ve en önemlisi, sistem insanların hafızasına mümkün olduğunca az bağımlı.

MedyaPress olarak projelerde bizim de en çok dikkat ettiğimiz konulardan biri bu.

Çünkü iyi bir yazılım yalnızca çalışan bir sistem değildir. İşletmenin günlük hayatını gerçekten kolaylaştıran sistemdir.

Bazen en iyi dijital dönüşüm, çalışanların “Yeni bir sistem kullanıyoruz” demesiyle değil, “İşler eskisinden daha rahat ilerliyor” demesiyle anlaşılır.

Belki de işletmenizde bakmanız gereken yer tam olarak burasıdır.

Her şey çalışıyor gibi görünüyor olabilir.

Ama bir de şu soruyu sorun:

“Bütün bunlar gerçekten olması gerektiği kadar kolay mı ilerliyor?”