Bir Günlüğüne WhatsApp'ı Kapatırsanız İşleriniz Devam Eder mi?
Bir Günlüğüne WhatsApp'ı Kapatırsanız İşleriniz Devam Eder mi?
İlk bakışta basit bir soru gibi görünüyor.
Ama bir işletmede bu soruyu gerçekten düşünmeye başladığınızda, cevabı tahmin edilenden daha karmaşık olabilir.
Çünkü bugün birçok iş yerinde günün büyük bölümü WhatsApp üzerinden ilerliyor. Bir müşteriyle ilgili bilgi bir grupta paylaşılıyor. Bir görev başka bir mesajın arasında veriliyor. Önemli bir dosya bir çalışanın telefonunda duruyor. “Onu Ahmet biliyor” denilen bir konu var. Bir başka iş ise “geçen hafta gruba atmıştık” diye aranıyor.
Her şey bir şekilde ilerliyor.
En azından ilk bakışta öyle görünüyor.
Fakat şu soruyu sormak gerekiyor:
WhatsApp bir günlüğüne erişilemez hale gelse, işletmenizdeki işler aynı şekilde devam edebilir mi?**
Bir müşterinin son durumu nereden öğrenilir?
Devam eden işler kimde görülür?
Verilen görevler nerede kayıtlıdır?
Hangi işin tamamlandığını, hangisinin beklediğini nasıl anlarsınız?
Daha da önemlisi; bir çalışanın telefonunda bulunan bilgiye o kişi ulaşamadığında, o bilgi işletmenin bilgisi olmaya devam eder mi?
WhatsApp pratik, ama işletmenin hafızası değil
WhatsApp'ın iş hayatında bu kadar yaygın kullanılmasının çok basit bir nedeni var: hızlı.
Bir mesaj yazıyorsunuz.
Karşı taraf görüyor.
Bir fotoğraf, belge veya ses kaydı saniyeler içinde paylaşılabiliyor.
Özellikle küçük ekiplerde bu iletişim biçimi son derece pratik görünebiliyor. Ancak iş büyüdükçe ve bilgi miktarı arttıkça, aynı kolaylık başka bir sorunu da beraberinde getiriyor:
Bilgi var ama bulunamıyor.
Bir müşterinin talebi üç gün önce bir grupta yazılmış olabilir. Sonrasında onlarca farklı mesaj gelmiştir. Araya başka işler, fotoğraflar, konuşmalar ve yeni talepler girmiştir.
Bilgi aslında oradadır.
Ama ihtiyaç duyulduğu anda ulaşmak her zaman kolay değildir.
Bir süre sonra ekip içinde şu cümleler duyulmaya başlanır:
“Bunu sana atmış mıydım?”
“Kim ilgileniyordu bu işle?”
“Son durum neydi?”
“Grupta konuşulmuştu ama bulamadım.”
“Bana tekrar gönderir misin?”
Bu cümlelerin her biri küçük görünür.
Ancak gün içinde defalarca tekrarlandığında, işletmenin fark etmediği bir zaman kaybına dönüşür.
Asıl sorun WhatsApp kullanmak değil
Burada WhatsApp'ı kötü bir araç gibi görmek doğru olmaz.
Sorun, onu amacı dışında kullanmaya başlamaktır.
WhatsApp iletişim için son derece güçlü bir araçtır. Hızlıdır, pratiktir ve herkesin zaten alışık olduğu bir yapı sunar.
Ancak bir işletmenin müşteri yönetimini, görev takibini, proje süreçlerini, onay mekanizmalarını ve kurum hafızasını yalnızca mesajlaşma uygulaması üzerinden yürütmesi başka bir konudur.
Çünkü mesajlaşma ile iş yönetimi aynı şey değildir.
Bir mesaj gönderildiğinde bilgi paylaşılmış olur.
Ama bu bilginin bir sorumlusu var mı?
Bir son tarihi var mı?
Tamamlanıp tamamlanmadığı belli mi?
Daha sonra kolayca bulunabilir mi?
Başka bir çalışan süreci devralabilir mi?
İşte bu noktada iletişim ile sistem arasındaki fark ortaya çıkıyor.
“Ben biliyorum” sistemi büyüdükçe çalışmaz
Birçok işletme ilk yıllarında kişisel iletişim sayesinde rahatlıkla ilerleyebilir.
Ekip küçüktür.
Herkes birbirini tanır.
Kimin ne yaptığını herkes aşağı yukarı bilir.
Ancak işletme büyümeye başladığında bu yapı yavaş yavaş zorlanır.
Yeni çalışanlar gelir.
Müşteri sayısı artar.
Projeler çoğalır.
Aynı anda yürütülen işler birbirine karışmaya başlar.
Ve bir noktadan sonra işletmenin en önemli bilgileri insanların hafızasında, telefonlarında ve geçmiş mesajlarında dağınık şekilde bulunur.
İşte asıl risk tam olarak budur.
Bir işletmenin bilgisi, belirli kişilere bağımlı hale gelmeye başlar.
O kişi izinliyse süreç yavaşlar.
İşten ayrılırsa bazı bilgiler onunla birlikte gider.
Telefonu değişirse geçmişe ulaşmak zorlaşabilir.
Yeni gelen çalışan ise sistemi anlamak için herkese tek tek soru sormak zorunda kalır.
Bu durum çoğu zaman bir anda ortaya çıkmaz.
Yavaş yavaş oluşur.
İşler büyürken, herkes yoğunlaşırken ve “şimdilik böyle idare ediyoruz” denirken işletmenin içinde görünmeyen bir bilgi karmaşası oluşmaya başlar.
Peki gerçekten bir günlüğüne WhatsApp kapanırsa?
Aslında burada sorulmak istenen şey sadece WhatsApp'ın kapanması değil.
Şu:
İşletmenizin çalışma sistemi, belirli uygulamalara ve kişilere ne kadar bağımlı?
Eğer bir iletişim kanalı ortadan kalktığında işler tamamen duruyorsa, belki de ortada yeterince güçlü bir sistem yoktur.
Doğru kurulmuş bir dijital yapı içinde herkesin ne üzerinde çalıştığı görülebilir.
Görevler kayıtlıdır.
Müşteri geçmişi ulaşılabilir durumdadır.
Projelerin hangi aşamada olduğu bellidir.
Belgeler belirli bir düzende saklanır.
Ve en önemlisi, bilgi sadece bir kişinin telefonunda veya hafızasında yaşamaz.
İşletmenin kendisine ait olur.
Bu, büyük şirketlere özel bir ihtiyaç da değildir.
Tam tersine, büyümek isteyen her işletme için erken dönemde düşünülmesi gereken bir konudur.
Çünkü işler henüz az ve ekip küçükken süreçleri düzenlemek çok daha kolaydır.
Karmaşa büyüdükten sonra sistemi toparlamak ise genellikle daha fazla zaman ve maliyet gerektirir.
Küçük bir test yapabilirsiniz
Kendi işletmenize şu soruları sorun:
- Bir müşterinin son durumu tek bir ekrandan görülebiliyor mu?
- Bir işin kimde olduğu net mi?
- Verilen görevlerin takibi yapılıyor mu?
- Önemli bilgiler sadece mesajların içinde mi kalıyor?
- Bir çalışan yarın işe gelmese, yürüttüğü işler kolayca devralınabilir mi?
- Yeni başlayan biri süreçleri anlamak için sürekli insanlara soru sormak zorunda kalıyor mu?
- Geçmişte yapılan bir işi bulmak için WhatsApp mesajlarında uzun süre arama yapmak gerekiyor mu?
Bu soruların birkaçına bile net bir cevap veremiyorsanız, mesele yalnızca iletişim alışkanlıklarınız olmayabilir.
Belki de işletmenizin büyümesini destekleyecek daha düzenli bir dijital yapıya ihtiyacı vardır.
Teknoloji, konuşmaları çoğaltmak için değil, işleri netleştirmek için var
Dijitalleşme denildiğinde bazen akla daha fazla uygulama, daha fazla panel ve daha fazla teknoloji geliyor.
Oysa iyi bir sistemin amacı tam tersidir.
İşleri karmaşıklaştırmak değil, sadeleştirmek.
Bilgiye ulaşmayı zorlaştırmak değil, kolaylaştırmak.
İnsanların sürekli birbirine soru sormasını sağlamak değil, ihtiyaç duydukları bilgiyi doğru yerde sunmak.
MedyaPress olarak geliştirdiğimiz çözümlerde de temel yaklaşım bu.
Her işletmenin işleyişi aynı değil. Bu nedenle teknoloji, işletmeyi hazır bir kalıba zorlamak yerine, işletmenin gerçek ihtiyaçlarına göre şekillenmeli.
Bazen ihtiyaç duyulan şey büyük ve karmaşık bir sistem değildir.
Bazen sadece dağınık ilerleyen birkaç sürecin doğru şekilde bir araya getirilmesidir.
Ve bu küçük düzenlemeler bile zamanla işletmenin çalışma biçiminde büyük bir fark yaratabilir.
Sonuç olarak mesele WhatsApp değil
WhatsApp elbette kullanılmaya devam edecek.
E-postalar da, telefon görüşmeleri de.
İş dünyasında iletişim her zaman gerekli olacak.
Ancak önemli olan, işletmenin kritik bilgisinin sadece bu iletişim kanallarının içinde kaybolmamasıdır.
Çünkü bir mesajlaşma uygulaması iletişimi kolaylaştırabilir.
Ama tek başına işletmenizin hafızası olamaz.
Belki bugün kendinize şu soruyu sormanın zamanı gelmiştir:
Bir günlüğüne WhatsApp'ı kapatsanız, işleriniz gerçekten devam eder mi?
Eğer bu sorunun cevabı sizi biraz düşündürdüyse, belki de işletmenizin dijital süreçlerine yeniden bakmanın zamanı gelmiştir.